KiwiHR

Que fait KiwiHR concrètement ?

KiwiHR centralise les demandes de congés, le suivi des temps de présence et le dossier du personnel sur une plateforme unique pour les structures de moins de 50 salariés.

Concrètement, l'outil remplace votre fichier Excel partagé et votre armoire à dossiers physiques. Le workflow de base est basique mais fonctionnel : un salarié ouvre l'application sur son téléphone, sélectionne deux jours de Congés Payés (CP) et valide. Le manager reçoit une notification push, approuve la demande d'un clic, et le calendrier de l'équipe se met à jour instantanément pour éviter les chevauchements d'absences.

Le module de suivi des temps (Time Tracking) fonctionne sur le même principe déclaratif. Vos employés saisissent leurs heures d'arrivée et de départ, ou remplissent des feuilles de temps hebdomadaires. L'outil calcule ensuite les heures supplémentaires selon le cadre légal que vous avez paramétré. C'est un self-service RH a minima : le collaborateur est autonome sur ses saisies, les RH ne font plus de double saisie.

Pour l'intégration des nouveaux collaborateurs, KiwiHR propose un système de checklist d'onboarding. Vous listez les tâches (créer l'adresse email, commander le PC) et vous demandez au nouvel arrivant d'uploader directement sa carte d'identité, son RIB et sa carte vitale dans son espace sécurisé. L'objectif est clair : constituer le registre du personnel et le dossier employé numérique avant même le premier jour de travail.

Quels sont les vrais problèmes de KiwiHR ?

Les utilisateurs pointent massivement un support client inactif, des bugs récurrents sur les compteurs de congés et l'absence totale de modules critiques comme les entretiens professionnels.

Le second irritant majeur est le support client. Les requêtes restent souvent sans réponse pendant plusieurs jours. Si votre export des variables de paie bloque le 25 du mois, vous êtes seul face à votre écran. Ce niveau de service est incompatible avec les exigences de clôture de paie d'une PME.

Enfin, KiwiHR souffre d'un plafond de verre fonctionnel extrêmement bas. En France, la loi impose des obligations strictes comme l'entretien professionnel tous les quatre ans. KiwiHR ne propose aucun module d'entretien. Il n'y a pas non plus de gestion des notes de frais, ni de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences). Si vous recrutez, il n'y a pas d'ATS (système de suivi des candidatures) intégré. Vous achetez un gestionnaire d'absences, pas un véritable SIRH.

À qui on recommande KiwiHR (et à qui on dit non) ?

Nous le recommandons uniquement aux TPE de moins de 20 salariés dont l'unique objectif est de remplacer un fichier Excel de congés sans augmenter les charges fixes.

En revanche, nous disons catégoriquement non aux profils suivants :

• Les startups en hypercroissance : Si vous prévoyez de passer de 10 à 40 salariés cette année, vous allez avoir besoin d'un ATS pour recruter, d'un module d'onboarding robuste, et d'un suivi précis des entretiens de période d'essai. KiwiHR ne sait pas faire ça.
• Les entreprises de plus de 50 salariés : À cette taille, la GPEC, le suivi des formations obligatoires et la fluidité des exports vers la paie deviennent critiques. L'absence de ces modules vous bloquera.
• Les sociétés avec des structures de paie complexes : Si vous gérez du travail de nuit, des primes variables complexes ou des conventions collectives très spécifiques, le moteur de règles de KiwiHR sera trop limité.

KiwiHR gère-t-il les fiches de paie et la DSN ?

Non, KiwiHR ne génère pas de fiches de paie et ne gère pas la DSN. Il exporte uniquement un fichier plat (Excel ou CSV) récapitulant les absences à transmettre manuellement à votre cabinet comptable ou à importer dans votre logiciel de paie. Il n'y a pas de connecteurs API directs avec des outils de paie français lourds.

Peut-on faire passer les entretiens annuels sur KiwiHR ?

Non, le logiciel ne propose aucun module d'évaluation ou de gestion des entretiens professionnels. Vous devrez utiliser un outil tiers, des formulaires Typeform ou des documents Word pour mener à bien cette obligation légale française, puis uploader manuellement les comptes-rendus PDF dans le dossier employé de KiwiHR.

L'application mobile KiwiHR est-elle complète ?

L'application mobile permet aux salariés de poser leurs congés et de pointer leurs heures d'arrivée et de départ, mais les administrateurs doivent repasser sur la version navigateur web pour configurer les plannings et valider les paramètres d'entreprise. L'app est pensée pour le "self-service RH" des employés de terrain, pas pour le pilotage managérial.

Est-il possible de gérer les notes de frais avec cet outil ?

Non, la gestion des notes de frais n'est pas incluse dans le périmètre de KiwiHR. Les collaborateurs ne peuvent pas scanner leurs reçus, et il n'y a pas de workflow de validation comptable ou de remboursement intégré. L'outil se limite strictement au suivi du temps et des absences.

Faites l'inventaire exact des processus RH qui vous prennent le plus de temps aujourd'hui (congés, paie, recrutement) et refusez systématiquement tout logiciel qui ne traite pas au moins deux de ces trois piliers de front.