Conformité RGPD en RH

Les données RH concernées par le RGPD

Le SIRH collecte et traite de nombreuses données personnelles : identité, coordonnées, RIB, numéro de sécurité sociale, salaire, évaluations, arrêts maladie, situation familiale. Certaines sont des données sensibles au sens du RGPD (données de santé, appartenance syndicale). Le traitement de ces données est soumis à des règles strictes de finalité, de minimisation et de durée de conservation.

Les durées de conservation des données RH

Chaque type de donnée RH a une durée de conservation légale : bulletins de paie (5 ans employeur, illimité salarié), contrat de travail (5 ans après la fin du contrat), registre du personnel (5 ans après le départ), données de candidature (2 ans maximum), entretiens (durée de la relation contractuelle + 1 an). Le SIRH doit automatiser la suppression à l'échéance.

Les droits des salariés

Les salariés disposent de droits RGPD : droit d'accès à leurs données personnelles, droit de rectification, droit à la portabilité (export de leurs données), droit à l'effacement (dans les limites des obligations légales de conservation). Le SIRH doit proposer un portail salarié permettant l'exercice de ces droits et un registre des demandes.

Le SIRH comme outil de conformité

Un SIRH conforme RGPD intègre : des durées de conservation automatiques par type de document, un portail salarié avec accès aux données personnelles, un registre des traitements RH, le chiffrement des données sensibles, un hébergement en France ou en Europe (certifié ISO 27001 idéalement) et des logs d'accès. Les éditeurs français (Lucca, Eurécia, PayFit) sont généralement bien positionnés sur ce sujet.