Module notes de frais d'un SIRH

Un module de notes de frais doit relier la dépense à son motif professionnel, son justificatif, son approbation, son traitement comptable et son remboursement. La reconnaissance optique de caractères (OCR) accélère la saisie mais ne prouve ni le caractère professionnel ni la conformité de l'archive : le contrôle porte sur les données conservées, les règles de remboursement et la piste d'audit.

Fonctionnalités clés

Application mobile avec scan intelligent des justificatifs (OCR)

Extraction automatique du montant, de la date et de la TVA

Barèmes kilométriques versionnés avec véhicule, distance et motif du déplacement

Politiques de dépenses configurables avec plafonds par catégorie

Circuit d'approbation configurable (manager, comptabilité, RH)

Six cas à faire passer en recette

1Dépense au réel avec justificatif lisible, TVA et motif professionnel
2Indemnité kilométrique avec véhicule, carte grise, trajet, distance et barème versionné
3Dépense hors politique avec refus motivé puis correction par le salarié
4Doublon de justificatif détecté avant export ou remboursement
5Avoir ou remboursement fournisseur rapproché de la dépense initiale
6Export comptable et archive restituables avec historique des validations

Contre-cas : Pour une petite équipe avec très peu de dépenses, un processus simple et documenté peut être préférable à un module supplémentaire. Le logiciel devient prioritaire lorsque le volume, les déplacements, les circuits d'approbation ou les exigences d'archivage rendent le contrôle manuel fragile. Si votre besoin est de comparer des solutions autonomes de gestion des dépenses, cette page SIRH n'est pas le bon propriétaire.

Pourquoi c'est important

Le bon critère n'est pas la vitesse du scan, mais la capacité à justifier chaque remboursement. L'Urssaf distingue remboursement au réel et allocation forfaitaire ; pour les indemnités kilométriques, l'employeur doit notamment pouvoir prouver le déplacement professionnel, la distance et le véhicule utilisé.

Notre sélection pour les notes de frais

Ordre éditorial choisi pour cette page : les solutions sont présentées de la plus pertinente à la plus secondaire pour le besoin traité.